[ VORLAGE — FAHRZEUGÜBERGABE ]
Fahrzeugübergabeprotokoll: Vorlage für Dienstwagen und Pool.
Wenn ein Fahrzeug die Hand wechselt – an einen Mitarbeiter, zurück in den Fuhrpark, zwischen zwei Fahrern oder in die Werkstatt –, hält dieses Protokoll fest, in welchem Zustand es übergeben wurde: Kilometerstand, Tankfüllstand, Schäden auf der Skizze, Ausstattung und die Unterschriften beider Seiten.
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Wozu, wer, wie oft
Wozu
Das Protokoll klärt im Nachhinein, wer welches Fahrzeug in welchem Zustand übernommen hat. Neue Schäden lassen sich einer Übergabe zuordnen, fehlende Ausstattung fällt sofort auf.
Wer füllt aus
Die übergebende und die übernehmende Person gemeinsam – etwa Fuhrparkleitung und Fahrerin, zwei Fahrer bei einem Wechsel oder Werkstatt und Fuhrpark.
Wie oft
Bei jeder Übergabe: Ausgabe eines Dienstwagens, Rückgabe, Fahrerwechsel bei Poolfahrzeugen, Abholung aus der Werkstatt.
So füllen Sie die Vorlage aus
- 01
Kreuzen Sie den Anlass an – Ausgabe, Rückgabe, Fahrerwechsel oder Werkstatt – und tragen Sie Datum, Uhrzeit und Ort ein.
- 02
Notieren Sie Kennzeichen, Kilometerstand und Tankfüllstand oder Ladestand so, wie sie am Fahrzeug abzulesen sind.
- 03
Gehen Sie gemeinsam um das Fahrzeug. Markieren Sie jeden Schaden auf der Skizze mit einer Nummer, beschreiben Sie ihn in der Schadenliste und kreuzen Sie an, ob er schon bekannt oder neu ist.
- 04
Haken Sie die Ausstattung ab, von den Fahrzeugpapieren über Schlüssel und Tankkarte bis zu Warnweste, Warndreieck und Verbandkasten; ergänzen Sie, was sonst zum Fahrzeug gehört.
- 05
Fotografieren Sie jeden Schaden und tragen Sie die Zahl der Fotos ein. Beide Seiten unterschreiben, jede erhält eine Kopie.
Was in der Vorlage steht
Die Abschnitte und Felder – in PDF und bearbeitbarer Datei gleich.
Fahrzeugübergabeprotokoll
- Anlass
- zum Ankreuzen: Ausgabe an Fahrer/in · Rückgabe · Fahrerwechsel (Pool) · Werkstatt · Sonstiges
- Übergabe
- Datum · Uhrzeit · Ort · Übergeben von (Name) · Übernommen von (Name)
- Fahrzeug
- Kennzeichen · Marke, Modell · Kilometerstand · Tankfüllstand oder Ladestand (%) · AdBlue · Nächster Service / Pickerl
- Schadenskizze
- Fahrzeug von links, oben, rechts, vorne und hinten. Schäden mit Nummer markieren: K = Kratzer · D = Delle · R = Riss/Bruch · F = fehlt
- Schäden
- Spalten: Nr. · Position · Art · Beschreibung · bekannt · neu · Foto. 6 Zeilen
Ausstattung, Zustand und Unterschriften
- Ausstattung
- Spalten: Teil · vorhanden · fehlt · Bemerkung. Zeilen: Zulassungsschein / Zulassungsbescheinigung Teil I · Fahrzeugschlüssel (Anzahl) · Tankkarte / Ladekarte · Warnweste(n) · Warndreieck · Verbandkasten · Bordwerkzeug, Wagenheber · Ersatzrad oder Reparaturset · Ladekabel (E-Fahrzeug) · Winterreifen / Schneeketten
- Zustand
- Sauberkeit innen · Sauberkeit außen · Fotos angefertigt (Anzahl) · Bemerkungen
- Unterschriften
- Übergeben: Ort, Datum, Unterschrift · Übernommen: Ort, Datum, Unterschrift
Häufige Fragen zum Übergabeprotokoll
01Brauche ich bei jeder Übergabe ein neues Protokoll?
Ja, ein Protokoll je Übergabe. Nur so lässt sich später sagen, ob ein Schaden vor oder nach einem bestimmten Tag entstanden ist und wer das Fahrzeug in der Zwischenzeit hatte.
02Wie dokumentiere ich Schäden am besten?
Mit einer Nummer auf der Skizze, einer kurzen Beschreibung in der Schadenliste und einem Foto je Schaden, auf dem die Stelle am Fahrzeug zu erkennen ist. Kleine Kratzer gehören dazu – gerade sie sind später schwer zuzuordnen.
03Was gehört zur Ausstattung?
Das hängt vom Fahrzeug ab. Die Vorlage nennt die üblichen Teile von den Papieren bis zum Ladekabel; streichen Sie, was nicht passt, und ergänzen Sie in den freien Zeilen, was zu Ihrem Fahrzeug gehört.
04Eignet sich die Vorlage für Poolfahrzeuge?
Ja. Bei Poolfahrzeugen dokumentiert jedes Protokoll einen Wechsel; zusammen ergeben die Protokolle die Geschichte des Fahrzeugs mit Kilometerständen und Schäden.
05Ersetzt die Vorlage eine Rechtsberatung?
Nein. Sie ist ein Muster, das Zustand und Übergabe nachvollziehbar macht. Wer für einen Schaden aufkommt, regeln Ihre Verträge und Richtlinien.
Galzura Fleet macht das automatisch
Im Web-Panel zeigt Galzura Fleet je Fahrzeug die zuletzt gemeldeten Werte, darunter Kilometerstand und Tankfüllstand, sofern das Ortungsgerät sie liefert; die Routenwiedergabe zeigt für jeden Tag die gefahrenen Kilometer. Ein Mangel aus der Abfahrtskontrolle wird zum Werkstattauftrag.
Ein Übergabeprotokoll mit Schadenskizze und Unterschriften erstellt Galzura Fleet nicht – dafür ist diese Vorlage.
Passend dazu
Vorlage dient als Muster; keine Rechtsberatung. Passen Sie sie an Ihren Betrieb an; maßgeblich sind die genannten Vorschriften in ihrer geltenden Fassung.